建設業の経理効率化事例｜月次締めを5営業日→1営業日に短縮した方法

従業員60名の製造業が在庫管理の属人化解消に取り組み、在庫差異80%削減・棚卸し工数70%削減を達成しました。

中小企業の製造業では、バックオフィス業務の属人化が課題です。本事例ではAIチームの活用で在庫管理の属人化解消を実現した方法を解説します。

📚 バックオフィス効率化の決定版

課題

従業員60名の製造業。管理部門2名で全業務を兼務。在庫管理の属人化解消が最大の課題で、特定の担当者に業務が集中していました。退職リスクが常に存在し、業務品質も担当者の能力に依存していました。

月末の繁忙期には深夜残業が常態化。担当者の有給取得も困難で、退職意向が出始めていました。経営者は人員増を検討しましたが、正社員1人の年間コスト960万円は業務量に見合わないと判断。

実行した施策

月額30万円で在庫管理の属人化解消関連の業務を外部の専門チームに委託する方針を決めました。

業務フローの可視化

まず現状の業務フローを1週間記録し、どの作業に何時間かかっているかを可視化。最も工数が大きい業務から委託対象としました。

1ヶ月トライアル

在庫管理の属人化解消に関連する業務で1ヶ月のトライアルを実施。処理時間の変化・エラー率・残業時間の3指標で効果を測定しました。

範囲拡大

トライアルの成果が数字で出たため、経理・総務・営業事務の3領域に順次拡大。3ヶ月で管理部門の月間工数が60%削減されました。

成果

定量的な成果：在庫差異80%削減・棚卸し工数70%削減。

定性的な成果：担当者の残業ゼロ、有給取得が可能に。退職リスクが解消され、経営者の安心感が大幅に向上。新規採用は一切行わず、月30万円の投資で実現。

学び

①全業務を一度に委託しない（1業務ずつ段階的に）②効果を数字で測定する③担当者を「より価値の高い業務に集中させる」こと。アウトソーシングの本質は「人的資源の最適配置」です。

経理効率化の再現性を高めるための仕組み化

属人化していた作業をチェックリスト化する

月次締めの短縮に成功した企業では、担当者の頭の中にあった作業手順をすべてチェックリスト化し、誰が対応しても同じ品質・同じスピードで完了できる体制を整えています。これにより担当者の急な休みでも締め作業が止まらなくなりました。

ボトルネックとなっていた承認プロセスの見直し

月次締めが5営業日かかっていた最大の要因は、複数の承認者を経由する紙ベースの決裁プロセスでした。オンライン完結の承認フローに切り替えたことで、承認待ちの滞留時間が大幅に削減されました。

効果測定の指標をどう設定したか

月次締めにかかる日数だけでなく、差し戻し件数・手戻り工数・担当者の残業時間を合わせて追跡することで、単なるスピードだけでなく品質を維持できているかを確認しながら改善を進めました。

同業種（建設業）における経理効率化の追加ポイント

建設業は工事別の原価管理が経理業務を複雑にする要因の一つです。月次締めの短縮を実現するには、工事台帳と会計データの連携ルールを明確にし、現場からの経費精算の提出期限を前倒しすることが効果的です。本事例でも、現場担当者への提出期限の周知徹底が、締め作業のボトルネック解消に貢献しました。

経理担当者の負担軽減が定着率に与えた影響

月次締めの短縮によって担当者の残業がゼロになったことは、単なる業務効率化にとどまらず、退職を検討していた担当者の定着にもつながりました。属人化した業務を一人で抱え込む状態から解放されたことで、担当者自身のモチベーションも改善したという定性的な変化が見られました。

経営者が得た時間の再配分先

管理部門の工数削減によって経営者が確保できた時間は、新規取引先の開拓や既存顧客との関係強化に再配分されました。バックオフィス業務の効率化は、単にコストを削減するだけでなく、営業活動や事業成長に使える時間を生み出す点で、経営全体に波及効果をもたらします。

経理効率化における外部委託先の選定基準

本事例の企業が委託先を選ぶ際に重視したのは、製造業特有の原価管理・在庫管理の知見があるかどうかでした。汎用的な経理代行サービスではなく、業種特有の業務フローを理解した委託先を選んだことが、スムーズな導入と早期の効果創出につながりました。

月次締め短縮がもたらした資金繰り管理への好影響

月次締めが5営業日から1営業日に短縮されたことで、経営者はより早いタイミングで月次の経営数値を把握できるようになりました。資金繰りの見通しを立てるタイミングが早まったことで、仕入れや設備投資の意思決定にも余裕を持って対応できるようになったという副次的な効果も確認されています。

経理・在庫管理の属人化が引き起こす経営リスクの全体像

特定の担当者に業務が依存する状態は、退職・休職・異動といった人事上のイベントが発生するたびに、経営に直接的な打撃を与えるリスクをはらんでいます。本事例の企業でも、担当者の退職意向が表面化してから対応を検討したのでは手遅れになる可能性があったため、早期の仕組み化が功を奏しました。

在庫管理の属人化解消が経営数値に与えた具体的な改善

在庫差異80%削減という成果は、単に棚卸し作業が楽になっただけでなく、在庫の過不足による機会損失や過剰在庫コストの削減にも直結しています。正確な在庫データに基づいて仕入れ計画を立てられるようになったことで、キャッシュフローの改善にもつながりました。

同規模の製造業が同様の取り組みを始める際の最初の一歩

いきなり全業務を委託するのではなく、まず現状の業務フローを1〜2週間記録し、どの作業に最も時間がかかっているかを可視化することから始めるのが実務的です。本事例の企業も、この可視化のステップを踏んだことで、委託すべき業務の優先順位を的確に判断できました。

経理効率化の取り組みを継続的に改善するための振り返りサイクル

月次締めの短縮を達成した後も、四半期ごとに残っている非効率な作業がないかを振り返る仕組みを設けることで、改善を一過性で終わらせず継続的な効果につなげられます。本事例の企業では、四半期ごとの振り返りミーティングを制度化し、委託先とともに改善点を洗い出す運用を続けています。

他部門への横展開の検討状況

経理・在庫管理での成果を受けて、本事例の企業では営業事務や総務業務についても同様の可視化・委託の手法を横展開できないか検討を始めています。1つの部門での成功パターンを他部門にも応用することで、会社全体のバックオフィス効率化をさらに進める計画です。今後は生産管理システムとの連携強化も視野に入れています。同業他社からの視察依頼も増えているとのことです。取り組みの詳細は社内外の勉強会でも共有されています。

まとめ

従業員60名の製造業が在庫管理の属人化解消をAIチームに委託し、在庫差異80%削減・棚卸し工数70%削減を達成した事例を紹介しました。

☑ 在庫管理の属人化解消で業務が属人化している

☑ 担当者の退職で業務が止まるリスクがある

📚 バックオフィス効率化の決定版

※本記事は一般的な情報提供を目的としています。