「経理パートが辞めた日から、月末が恐怖になった」。従業員30名の建設会社A社の社長は振り返ります。10年勤めた経理担当者の退職をきっかけに、月次締めの遅延・社長の確認作業増大・経営判断の遅れが連鎖的に発生しました。
本記事では、A社がAIチームを活用して経理業務の属人化を解消し、月次締め5営業日→1営業日、確認作業80%削減を実現した事例を詳しく解説します。
経理パートの退職で月次業務が崩壊した建設会社の現実
経理が1人退職しただけで、なぜ業務が止まるのか？
建設業の経理は工事台帳・出来高管理・請求書チェックなど専門性が高く、属人化しやすい業務です。1人に集中していた場合、退職=業務停止に直結します。
「経理パートが辞めた」その日から始まった混乱
従業員30名の建設会社A社。10年勤めた経理パートが退職したことで、月次締めの遅延が始まりました。請求書のチェック、入金消込、経費精算。それまで1人で回していた業務の全体像を、社長を含め誰も把握していなかったのです。
「毎月末になると社長が深夜まで残って数字を合わせている」。経理の属人化が招いた典型的な症状でした。
引き継ぎなしの退職がもたらす3つのリスク
A社の事例は、建設業で頻繁に起きる問題です。
- 業務ブラックボックス化: 担当者しか知らない処理手順・取引先ルールが消失
- 月次締め遅延: 5営業日以上かかり、経営判断が遅れる
- 社長の時間が奪われる: 本来の営業・現場管理に使うべき時間が経理確認に消える
なぜ「新しい人を雇う」では解決しなかったのか
経理の後任採用はなぜ難しいのか？
建設業の経理経験者は採用市場に少なく、仮に採用できても戦力化まで最低6か月。その間も月次締めは社長対応が続きます。「人を雇って属人化する」構造自体を変えない限り同じ問題が繰り返されます。
採用→教育→退職の繰り返しが生むコスト
A社は経理パート退職後、すぐに求人を出しました。しかし、建設業の経理経験者はそもそも採用市場に少なく、3か月間応募ゼロの状態が続きました。仮に採用できたとしても、建設業特有の工事台帳や出来高管理を一から教える必要があり、戦力化まで最低6か月。その間も月次締めは社長が対応し続けることになります。
派遣・パート採用の限界
派遣経理も検討しましたが、建設業の経理実務に対応できる人材は限られ、時給も高騰しています。年間コストは正社員と大差なく、いつ契約終了になるか分からないリスクも抱えます。
経理の属人化を解消したい方へ
AIチームによる経理業務の立て直し
AIチームとは何をしてくれるのか？
請求書チェック・入金管理・月次締め補助など、経理業務をまるごと対応します。1人の担当者に依存しない体制を構築し、業務をマニュアル化・仕組み化します。
Step 1: 業務の棚卸しと可視化
最初に取り組んだのは、退職した経理パートが担っていた業務の全体像を明らかにすることです。請求書処理のフロー、入金消込のルール、月次締めの手順。ヒアリングと実務分析で、A社の経理業務を50項目に分解しました。
Step 2: 請求書チェック・入金管理の仕組み化
月間200件以上の請求書チェックと、取引先50社の入金消込。これらをAIチームが引き受け、ルールベースで処理する仕組みを構築しました。イレギュラーな取引（値引き・相殺・分割入金など）もパターン化し、判断基準を明文化。誰が対応しても同じ品質で処理できる体制にしました。
Step 3: 月次締め補助と社長レビューの効率化
月次締めのプロセスを再設計し、AIチームが下準備を完了させた状態で社長に報告する体制に移行しました。社長が確認するのは「異常値のみ」。毎月数十時間かけていた確認作業が、月1回・30分のレビューに変わりました。
事例から見る導入成果
| 指標 | 導入前 | 導入後 | 改善幅 |
|---|---|---|---|
| 月次締め日数 | 5営業日 | 1営業日 | ▲80%短縮 |
| 社長の確認作業 | 毎月20時間以上 | 月1回・30分 | ▲80%削減 |
| 経理業務の属人度 | 1人に100%依存 | マニュアル化済み | 属人化ゼロ |
数字以上に大きかったのは、社長の時間が営業と現場管理に戻ったことです。「月末が来るのが怖くなくなった」という言葉が、A社の変化を端的に表しています。
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成功のポイント
「人を増やす」ではなく「仕組みを作る」発想の転換
A社の成功要因は、経理パートの後任を探すのではなく、属人化しない体制を選んだ判断にあります。業務を棚卸し、マニュアル化し、AIチームに移管する。この手順を踏んだからこそ、特定の個人に依存しない経理体制が実現しました。
段階的な移行で現場の混乱を防いだ
一度にすべてを移管するのではなく、請求書チェック→入金管理→月次締めの順に段階的に移行しました。各ステップで社長と確認しながら進めたため、品質を落とさずに移行を完了できました。
「いつでも戻せる」設計が導入の決め手に
AIチームへの移管にあたり、A社の社長が最も重視したのは「いつでも社内に戻せること」でした。すべての業務手順をマニュアル化し、処理ルールを文書に残すことで、仮にAIチームとの契約を終了しても社内で運用を引き継げる設計にしています。この「出口戦略」があったからこそ、社長は安心して業務移管を決断できました。
よくある質問
Q. 建設業特有の経理（工事台帳・出来高管理）にも対応できますか？
A. 対応可能です。業務棚卸しの段階で建設業特有の処理を洗い出し、ルール化します。工事台帳の更新や出来高に応じた請求書管理も含め、業界に合わせた体制を構築します。
Q. 経理の引き継ぎ資料が一切ないのですが、対応できますか？
A. 多くの中小企業で引き継ぎ資料がない状態からスタートしています。会計ソフトの履歴、通帳、請求書などから業務を復元し、マニュアル化します。
Q. 月30万円でどこまでの経理業務をカバーできますか？
A. 請求書チェック、入金消込、経費精算、月次締め補助が基本範囲です。工事台帳の管理や決算補助まで含む場合は、業務量に応じてご相談ください。
Q. 導入後、社内に経理担当は必要ですか？
A. 経理専任者は不要です。最終確認（月1回の社長レビュー）だけで運用できる体制を構築します。
Q. 途中で契約を終了した場合、業務は社内に戻せますか？
A. すべての業務をマニュアル化して納品するため、いつでも社内運用に切り替え可能です。
まとめ｜経理の属人化を仕組みで解決する
A社の事例は、建設業の経理が抱える構造的な問題を浮き彫りにしています。
- 経理パートの退職で月次業務が崩壊した
- 新たに人を雇っても、同じ属人化が繰り返される
- AIチームに移管し、業務をマニュアル化・仕組み化した
- 月次締め5営業日→1営業日、社長の確認作業80%削減を実現
「人を雇う」から「仕組みを作る」への転換。経理の属人化に悩む建設会社にとって、検討する価値のある選択肢です。
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※ 本記事の成果数値はhome株式会社の支援実績に基づく事例です。成果は企業の状況・業種・規模により異なります。
執筆・監修: home株式会社 編集部
home株式会社は「人を雇うより、AIチームに任せる時代へ」をコンセプトに、中小企業のバックオフィス業務からマーケティングまで、AIチームが丸ごと対応するサービスを提供しています。代表: 吉田喜一
